Samochód może przyjechać na czas. Dostawca może przygotować materiał zgodnie z zamówieniem. Kierowca może wykonać swoją pracę prawidłowo.
A mimo tego na budowie może powstać przestój.
Dlaczego?
Bo problem w logistyce budowlanej bardzo często nie znajduje się w jednym konkretnym miejscu. Powstaje pomiędzy kolejnymi etapami procesu.
Pomiędzy sprzedażą a zakupami. Zakupami a planowaniem. Planowaniem a dostawcą. Dostawcą a transportem. Transportem a budową. Budową a rozładunkiem.
Każdy może poprawnie wykonywać swoje zadanie, a cały proces nadal może nie działać.
I właśnie dlatego coraz mniej patrzę na logistykę budowlaną przez pryzmat pojedynczego transportu.
Interesuje mnie cały system, w którym ten transport funkcjonuje.Transport jest tylko jednym z elementów procesu
Najprostszy sposób patrzenia na logistykę to:
towar trzeba przewieźć z punktu A do punktu B.
W praktyce budowlanej pomiędzy potrzebą materiału a jego wykorzystaniem na budowie znajduje się jednak znacznie więcej elementów.
Możemy przedstawić je w uproszczony sposób:
SPRZEDAŻ → ZAKUPY → PLANOWANIE → DOSTAWCA → TRANSPORT → BUDOWA → ROZŁADUNEK → REALIZACJA
Transport znajduje się mniej więcej w środku tego łańcucha.
To oznacza, że na jego prawidłową realizację wpływa wszystko, co wydarzyło się wcześniej, a jego efekt wpływa na to, co wydarzy się później.
Jeżeli materiał został zamówiony za późno, transport tego nie naprawi.
Jeżeli termin realizacji zmienił się, ale informacja nie dotarła do właściwej osoby, przewoźnik może przyjechać zgodnie ze zleceniem i jednocześnie w niewłaściwym momencie dla budowy.
Jeżeli nie zabezpieczono odpowiedniego sprzętu do rozładunku, punktualny transport może zakończyć się oczekiwaniem.
Jeżeli materiał został rozładowany, ale kolejna ekipa nie jest gotowa do pracy, dostawa została wykonana poprawnie, ale z perspektywy całego procesu nie osiągnęliśmy oczekiwanego efektu.
Dlatego pytanie:
„Czy transport został wykonany?”
jest za wąskie.
Lepsze pytanie brzmi:
„Czy cały proces dostawy pozwolił osiągnąć oczekiwany efekt na budowie?”
Każdy wykonał swoje zadanie. Proces nie zadziałał.
Wyobraźmy sobie prostą sytuację.
Dostawca przygotował materiał.
Przewoźnik otrzymał zlecenie.
Samochód przyjechał zgodnie z ustaloną godziną.
Kierowca nie popełnił błędu.
Na pierwszy rzut oka wszystko działa.
Tymczasem na miejscu okazuje się, że sprzęt potrzebny do rozładunku będzie dostępny dopiero za dwie godziny.
Samochód czeka.
Kierowca zgłasza przestój.
Ktoś zaczyna wykonywać telefony.
Budowa próbuje przeorganizować pracę.
Powstaje dodatkowy koszt.
Gdzie wystąpił problem?
Niekoniecznie w transporcie.
Problem mógł powstać kilka etapów wcześniej:
- zmienił się harmonogram budowy i informacja nie dotarła do logistyki,
- nikt nie potwierdził dostępności sprzętu,
- odpowiedzialność za organizację rozładunku nie została jednoznacznie określona,
- dostawca i budowa operowali na różnych godzinach,
- informacja została przekazana telefonicznie, ale nie trafiła do wszystkich uczestników procesu.
Każdy może więc powiedzieć:
„Ja zrobiłem swoją część.”
I każdy może mieć rację.
Tyle że organizacja nadal poniosła koszt.
To właśnie jest różnica pomiędzy zarządzaniem zadaniami a zarządzaniem procesem.
Najwięcej problemów pojawia się na styku
Kiedy analizuję proces logistyczny, szczególnie interesują mnie miejsca, w których odpowiedzialność przechodzi z jednej osoby, firmy albo działu na drugi.
To właśnie tam najłatwiej o utratę informacji.
Spójrzmy jeszcze raz:
SPRZEDAŻ
↓
ZAKUPY
↓
PLANOWANIE
↓
DOSTAWCA
↓
TRANSPORT
↓
BUDOWA
↓
ROZŁADUNEK
↓
REALIZACJA
Każda strzałka pomiędzy tymi elementami jest potencjalnym miejscem problemu.
Bo trzeba przekazać:
informację, termin, wymagania, odpowiedzialność albo decyzję.
Dlatego przy analizowaniu logistyki interesują mnie nie tylko poszczególne elementy procesu.
Interesują mnie przede wszystkim połączenia między nimi.
Najwięcej problemów powstaje nie w prostokątach. Powstaje na strzałkach.
1. Przepływ informacji
W logistyce budowlanej duża część pracy nadal odbywa się przez telefon, e-mail, komunikatory, arkusze oraz informacje przekazywane pomiędzy ludźmi.
Każde z tych narzędzi może działać dobrze.
Problem pojawia się wtedy, kiedy nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na pytanie:
która informacja jest aktualna?
Budowa zmienia termin.
Kto powinien zostać poinformowany?
Dostawca? Przewoźnik? Operator HDS? Magazyn? Osoba odpowiedzialna za realizację? Klient?
Jeżeli odpowiedź brzmi:
„to zależy” albo „zazwyczaj ktoś dzwoni”, mamy ryzyko procesowe.
2. Odpowiedzialność
Drugi obszar to odpowiedzialność.
Bardzo często kilka osób uczestniczy w procesie, ale nikt nie odpowiada za jego efekt od początku do końca.
Zakupy odpowiadają za zakup.
Dostawca za przygotowanie materiału.
Przewoźnik za transport.
Operator za rozładunek.
Budowa za realizację.
Każdy ma swój fragment.
Ale kto odpowiada za to, żeby wszystkie fragmenty spotkały się we właściwym miejscu i czasie?
Jeżeli nie potrafimy wskazać tej osoby albo funkcji, odpowiedzialność zaczyna się rozmywać.
A kiedy pojawia się problem, rozpoczyna się ustalanie:
„czyja to była odpowiedzialność?”
Dobrze zaprojektowany proces powinien odpowiedzieć na to pytanie zanim pojawi się problem, a nie dopiero po jego wystąpieniu.
3. Różne cele uczestników procesu
To jeden z mniej oczywistych problemów.
Poszczególne elementy organizacji mogą być optymalizowane według różnych celów.
Zakupy mogą szukać najlepszej ceny materiału.
Transport może szukać najlepszego wykorzystania samochodu.
Budowa może oczekiwać materiału dokładnie wtedy, kiedy będzie potrzebny.
Dostawca może chcieć wysłać towar wtedy, kiedy jest gotowy.
Każda z tych decyzji może być racjonalna z punktu widzenia danego uczestnika.
Ale:
lokalne optimum nie zawsze oznacza optimum całego procesu.
Tańszy transport nie musi oznaczać tańszej logistyki.
Jeżeli oszczędność na przewozie powoduje kilka godzin oczekiwania ekipy, samochodu albo sprzętu na budowie, trzeba spojrzeć na całkowity koszt zdarzenia.
4. Synchronizacja czasu
W budownictwie logistyka jest bardzo mocno związana z czasem.
Nie wystarczy odpowiedzieć:
„kiedy samochód wyjedzie?”
Trzeba wiedzieć również:
kiedy materiał będzie gotowy,
kiedy samochód dotrze,
kiedy można wjechać na budowę,
kiedy będzie dostępny rozładunek,
ile potrwa rozładunek,
co wydarzy się później.
Dlatego logistyka budowlana nie jest wyłącznie przemieszczaniem materiału.
Jest również synchronizacją zasobów w czasie.
Materiał.
Samochód.
Sprzęt.
Ludzie.
Miejsce.
Informacja.
Wszystkie te elementy muszą spotkać się w odpowiednim momencie.
5. Brak właściciela procesu
To pytanie uważam za jedno z najważniejszych:
Kto jest właścicielem całego procesu?
Nie pojedynczego zadania.
Całego procesu.
Kto widzi go od momentu powstania potrzeby do momentu osiągnięcia efektu?
Kto reaguje, kiedy jeden z elementów się zmienia?
Kto posiada aktualną informację?
Kto koordynuje uczestników?
Kto mierzy rezultat?
Jeżeli proces ma wielu wykonawców, ale nie ma właściciela, bardzo łatwo zaczyna działać fragmentami.
Jak zacząć projektować logistykę jako proces?
Nie zaczynałbym od zakupu kolejnego systemu.
Nie zaczynałbym również od automatyzacji.
Najpierw trzeba zobaczyć, jak organizacja rzeczywiście pracuje dzisiaj.
Nie jak proces wygląda w procedurze.
Jak wygląda naprawdę.
Pierwszym krokiem może być rozrysowanie aktualnego procesu — AS-IS.
Na przykład:
POTRZEBA → ZAMÓWIENIE → POTWIERDZENIE → PLAN DOSTAWY → TRANSPORT → AWIZACJA → ROZŁADUNEK → POTWIERDZENIE → ROZLICZENIE
A następnie przy każdym etapie odpowiedzieć na siedem pytań:
KTO? — kto wykonuje działanie?
CO? — co dokładnie musi się wydarzyć?
KIEDY? — co uruchamia kolejny etap?
INFORMACJA? — jakie dane są potrzebne?
ODPOWIEDZIALNOŚĆ? — kto odpowiada za decyzję i efekt?
PROBLEM? — co najczęściej powoduje błąd lub opóźnienie?
KOSZT? — co organizacja traci, kiedy etap nie działa?
Dopiero wtedy zaczynamy widzieć proces zamiast pojedynczych zdarzeń.
Nie zaczynaj od technologii
To szczególnie ważne w momencie, kiedy coraz więcej mówi się o automatyzacji i sztucznej inteligencji.
Technologia może znacząco usprawnić logistykę.
Może automatyzować komunikację, porządkować dane, łączyć uczestników procesu, przyspieszać decyzje, wykrywać wyjątki i eliminować część pracy ręcznej.
Ale technologia nie odpowie za nas na pytanie:
jak właściwie powinien wyglądać proces?
Jeżeli cyfryzujemy źle zaprojektowany sposób pracy, możemy jedynie sprawić, że błędny proces będzie wykonywany szybciej.
Dlatego kolejność, którą coraz częściej stosuję w swojej pracy, wygląda tak:
PROBLEM → PROCES → ODPOWIEDZIALNOŚĆ → DANE → TECHNOLOGIA → AUTOMATYZACJA → WYNIK
Najpierw rozumiem problem.
Później projektuję proces.
Określam odpowiedzialność.
Sprawdzam, jakich danych potrzebujemy.
Dopiero wtedy zastanawiam się, jaka technologia może ten model wspierać.
Jak rozpoznać problem systemowy?
Warto zwrócić uwagę na powtarzające się sygnały:
- te same informacje są wielokrotnie przepisywane,
- większość zmian wymaga telefonów,
- różne osoby posiadają różne wersje tej samej informacji,
- po wystąpieniu problemu trudno ustalić odpowiedzialność,
- dużo pracy polega na „pilnowaniu” innych uczestników,
- pracownicy regularnie gaszą podobne pożary,
- problem zostaje rozwiązany, ale po kilku tygodniach wraca,
- proces działa dobrze tylko wtedy, kiedy uczestniczy w nim konkretna doświadczona osoba,
- klient musi kontaktować się z kilkoma podmiotami, aby ustalić status jednej dostawy.
To nie zawsze oznacza problem z ludźmi.
Bardzo często oznacza problem z konstrukcją procesu.
Od gaszenia problemów do projektowania systemu
Przez długi czas naturalną reakcją na problem operacyjny jest:
rozwiązać go jak najszybciej.
Sam przez lata patrzyłem w ten sposób na wiele sytuacji.
Nie ma samochodu — znaleźć samochód.
Nie ma rozładunku — znaleźć sprzęt.
Zmienił się termin — obdzwonić uczestników.
Nie ma informacji — zdobyć informację.
Operacja musi przecież działać.
Ale z czasem zacząłem zadawać inne pytanie:
Dlaczego ten problem w ogóle mógł powstać?
Jeżeli pojawił się raz, może być wyjątkiem.
Jeżeli pojawia się regularnie, prawdopodobnie nie mamy już do czynienia z pojedynczym błędem.
Mamy problem systemowy.
Rozwiązanie pojedynczego zdarzenia daje spokój na dzisiaj.
Przeprojektowanie procesu może sprawić, że jutro nie będziemy musieli rozwiązywać tego samego problemu ponownie.
Logistyka budowlana jest systemem
Dlatego coraz mniej interesuje mnie pojedynczy samochód jadący z punktu A do punktu B.
Interesuje mnie system, który sprawia, że właściwy materiał trafia:
we właściwe miejsce,
we właściwym czasie,
w odpowiedniej kolejności,
z odpowiednim sprzętem,
z właściwą informacją,
przy jasno określonej odpowiedzialności.
Ten system składa się z kilku elementów:
LUDZIE → PROCES → INFORMACJA → TECHNOLOGIA → ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Jeżeli któryś z nich nie działa, transport bardzo często staje się tylko miejscem, w którym wcześniej powstały problem staje się widoczny.
Dlatego, analizując problemy logistyczne, warto przestać pytać wyłącznie:
„Co poszło nie tak z transportem?”
i zacząć pytać:
„Co w całym procesie pozwoliło, żeby ten problem w ogóle powstał?”
To zupełnie inny sposób patrzenia na logistykę.
I właśnie od niego zaczyna się jej projektowanie.
5 pytań do własnej organizacji
Jeżeli chcesz szybko sprawdzić, czy problem w Twojej logistyce znajduje się w transporcie, czy pomiędzy procesami, odpowiedz na pięć pytań:
- Kto odpowiada za cały proces dostawy, a nie tylko jego fragment?
- Gdzie znajduje się jedna aktualna informacja o dostawie?
- Co dokładnie dzieje się, kiedy zmienia się termin?
- Kto i na jakiej podstawie podejmuje decyzję w przypadku problemu?
- Czy mierzymy koszt całego procesu, czy wyłącznie cenę transportu?
Jeżeli na kilka z nich trudno odpowiedzieć jednym zdaniem, warto przyjrzeć się procesowi szerzej.
Podsumowanie
W logistyce budowlanej bardzo łatwo skoncentrować się na najbardziej widocznym elemencie — transporcie.
Samochód przyjechał albo nie.
Był punktualnie albo się spóźnił.
Kosztował określoną kwotę.
Tyle że prawdziwa efektywność logistyki powstaje nie tylko w samochodzie.
Powstaje pomiędzy ludźmi, działami, dostawcami, systemami i kolejnymi etapami realizacji.
Dlatego dobra logistyka nie polega wyłącznie na sprawnym organizowaniu transportu.
Polega na takim zaprojektowaniu całego procesu, żeby właściwi ludzie mieli właściwą informację, podejmowali właściwe decyzje i wiedzieli, za co odpowiadają.
Transport jest elementem procesu.
Logistyka zaczyna się od zaprojektowania całości.
